Die Gestaltung eines emotionalen Onboarding-Prozesses

Die Relevanz dieses Themas kann angesichts der wachsenden Bedeutung der Mitarbeiterbindung in einem immer wettbewerbsintensiveren Arbeitsmarkt kaum überschätzt werden. Dieser Artikel behandelt die Bedeutung eines emotionalen Onboarding-Prozesses, die wesentlichen Elemente für dessen Gestaltung, bietet praktische Empfehlungen zur Umsetzung und erläutert die Bedeutung des Coachings im Kontext Onboarding.

Coaching kann sowohl die neuen Mitarbeitenden unterstützen als auch den Führungskräften bei der Gestaltung ihrer – nicht unwesentlichen – Rolle im Onboarding-Prozess Begleitung bieten. Zugleich liefert die Coaching-Praxis Ansätze, Vorgehensweisen und Haltungen, die Führungskräfte in die eigene Begleitung neuer Mitarbeitender übernehmen können.

Ein sorgfältig gestalteter Onboarding-Prozess umfasst viel mehr als nur die Übermittlung von Unternehmensrichtlinien und Jobanforderungen. Er zielt auf eine langfristige Mitarbeiterbindung und steigert optimalerweise die Zufriedenheit und Motivation neuer Mitarbeitender. Studien zeigen, dass ein gut konzipierter Onboarding-Prozess dazu beiträgt, dass neue Mitarbeitende länger im Unternehmen verbleiben und eine höhere Produktivität aufweisen. Dabei spielt insbesondere die emotionale Bindung eine entscheidende Rolle. Sie hilft den Mitarbeitenden, sich willkommen zu fühlen, baut Vertrauen auf und fördert die Identifikation mit dem Unternehmen. (Gallup, 2020)

Anzumerken ist, dass die Treiber von Fluktuation vielfältig sind. Emotionale Treiber, die beispielsweise die Zufriedenheit mit den anvertrauten Aufgaben, die soziale Einbettung in das Unternehmen oder dessen Kultur betreffen, spielen eine wichtige Rolle. Hinzu kommen rationale (z.B. Bezahlung), externe (z.B. günstige Arbeitsmarktbedingungen für Wechsel) und persönliche (z.B. Familienplanung) Treiber. (Haufe Online Redaktion, 2022)

Die emotionale Ebene ist somit nicht allein ausschlaggebend. Dennoch kann ein erfolgreicher emotionaler Onboarding-Prozess dazu beitragen, dass nicht nur die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden beschleunigt, sondern auch deren langfristige Loyalität und Engagement gestärkt werden.

Im Folgenden werden die Bestandteile benannt, die ein Onboarding umfassen sollte, um im weiteren Verlauf des Textes auf die Rollen der Führungskräfte und des Coachings einzugehen.

Der Onboarding-Prozess beginnt nicht mit dem ersten Arbeitstag, sondern schon deutlich früher. Bereits im Bewerbungsgespräch sollten Aspekte wie z.B. Unternehmenskultur, Werte und Führungsstil thematisiert werden. Der Einstieg wird durch einen gut strukturieren Onboarding-Plan erleichtert, der auf die spezifische Rolle und Abteilung zugeschnitten ist. Ein Willkommenspaket, vorinstallierte Tools und ein fertig ausgestatteter Arbeitsplatz signalisieren den neuen Mitarbeitenden, dass sie herzlich willkommen sind und wertgeschätzt werden. (Stein & Christiansen, 2010)

Der persönliche Kontakt ist bedeutsam für die emotionale Integration. Ein Mentor bzw. Pate, der den Neueintritt durch die ersten Wochen begleitet, kann eine wertvolle Unterstützung sein. Gemeinsame Aktivitäten wie Teamevents oder gemeinsame Pausen fördern das Kennenlernen und den Aufbau von Beziehungen. Der direkte und persönliche Austausch mit Kolleginnen und Kollegen sowie regelmäßige Feedbackgespräche sind wichtige Bestandteile eines erfolgreichen emotionalen Onboardings.

Eine klare Kommunikation und Transparenz sind von wesentlicher Bedeutung. Von Anfang an sollten Neueintritte wissen, welche Erwartungen an sie gestellt werden und welche Ziele sie zu erreichen haben. Regelmäßige Aktualisierungen und Anpassungen sowie offene Gespräche helfen, Missverständnisse zu vermeiden und Vertrauen zu schaffen, was positiv zur Arbeitszufriedenheit und Mitarbeiterbindung beiträgt. Informationsmaterialien wie z.B. die Unternehmensgeschichte, Organigramme und Ansprechpersonen sollten leicht zugänglich sein. Eine aktive Kommunikation der Unternehmenswerte trägt ebenso positiv zur emotionalen Identifikation mit dem neuen Unternehmen bei und beeinflusst soziale Beziehungen. (Hülshoff, 2001)

Die Unternehmenskultur spielt eine zentrale Rolle bei der emotionalen Integration. Neuen Mitarbeitenden sollte das aktive Erleben der Kultur eines Unternehmens ermöglicht werden. Dies kann durch Veranstaltungen, Besichtigungen von Produktionsstätten oder informelle Treffen mit Kolleginnen und Kollegen stattfinden. Ein tieferes Verständnis der Wertvorstellungen und Grundsätze des Unternehmens kann zur Identifikation mit dem Unternehmen beitragen und die emotionale Bindung stärken. Für eine langfristige Sicherstellung zur Festigung der Werte, könnte ein jährliches feierliches Event für alle Unternehmensmitglieder angedacht werden. (Laloux, 2014)

Ein strukturierter Onboarding-Plan sollte klare Ziele und Meilensteine enthalten. Er sollte flexibel genug sein, um auf individuelle Bedürfnisse und Rollen angepasst zu werden. Eine Checkliste, in der die wesentlichen Aufgaben und Termine aufgeführt sind, unterstützt dabei, einen Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass keine wichtigen Termine vergessen werden. (Schmidt, 2018)

Der persönliche Kontakt kann durch regelmäßige Treffen mit dem Mentor bzw. Paten und/oder Vorgesetzten und gemeinsame Mittagessen oder informelle Treffen im Team gefördert werden. Auch virtuelle Treffen und Videoanrufe können in Zeiten von Remote-Arbeit eine wertvolle Ergänzung sein. Beim persönlichen Kontakt sollten private Interessen (sich von Mensch zu Mensch zu begegnen) im Fokus stehen, um die zwischenmenschliche und emotionale Bindung zu stärken.

Eine offene Feedbackkultur ist für den Erfolg des emotionalen Onboardings unverzichtbar. Neue Mitarbeitende sollten die Möglichkeit haben, regelmäßig Feedback zu geben und zu erhalten. Dies kann durch formelle oder informelle Gespräche im Arbeitsalltag geschehen. Dies fördert von Beginn an die Produktivität und führt zu einer Verbesserung der Arbeitsmotivation und Arbeitszufriedenheit. (Kleinbeck, 1996)

Es ist wichtig, den Ablauf regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Das Feedback der neuen Mitarbeitenden kann nützliche Informationen darüber liefern, welche Aspekte gut funktionieren und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Eine fortlaufende Anpassung und Verbesserung des Ablaufs gewährleisten, dass dieser immer den gegenwärtigen Bedürfnissen und Anforderungen entspricht. (Hoinik, 2024)

Die Führungskraft spielt eine zentrale Rolle im emotionalen Onboarding-Prozess. Von ihr wird erwartet, dass sie neue Mitarbeitende willkommen heißt, ihnen die Unternehmenskultur näherbringt und ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit vermittelt. Dies beinhaltet klare Kommunikation der Erwartungen, regelmäßige persönliche Treffen und Unterstützung in der Anfangsphase. Eine empathische und engagierte Haltung der Führungskraft ist entscheidend, um Vertrauen und Motivation zu fördern. Von ihr wird seitens der Mitarbeitenden erwartet, dass sie sowohl organisatorische als auch zwischenmenschliche Aufgaben übernimmt. Dies ging aus einer empirischen Untersuchung zum emotionalen Onboarding-Prozess deutlich hervor. (Hoinik, 2024; folgende Punkte ebenfalls nach Hoinik, 2024)

Die Führungskraft sollte neue Mitarbeitende in den ersten Tagen und Wochen eng begleiten, ihnen die Abläufe und Strukturen im Unternehmen erklären sowie notwendige Ressourcen und Informationen bereitstellen. Dies schafft Sicherheit und hilft neuen Mitarbeitenden, sich schneller zurechtzufinden. Empathie ist wichtig, um auf individuelle Bedürfnisse einzugehen und Unterstützung aktiv anzubieten.

Die Führungskraft muss klare Erwartungen und Ziele kommunizieren, um den neuen Mitarbeitenden Orientierung und Struktur zu bieten. Dies beinhaltet auch die Definition von kurzfristigen und langfristigen Aufgaben.

Die Führungskraft fungiert als Botschafterin der Unternehmenskultur und -werte. Sie sollte diese aktiv vermitteln und vorleben, um neuen Mitarbeitenden ein Gefühl der Zugehörigkeit und Orientierung zu geben.

Gerade das aktive Vorleben fällt Führungskräften mitunter schwer, denn sie sind sich ihrer Vorbildfunktion nicht immer bewusst, wie Dr. Tatjana Reichhart im Interview mit dem Coaching-Magazin (Ebermann, 2023a) schildert. Das Problem: Es genügt nicht, Werte lediglich mündlich zu betonen. Geht eine Führungskraft regelmäßig verspätet in den Feierabend, werden sich Mitarbeitende eventuell unter Druck gesetzt fühlen, ebenfalls regelmäßig Überstunden abzuleisten – auch dann, wenn dies nicht den benannten Werten des Unternehmens entspricht. Coaches können hier Bewusstsein schaffen, in dem sie Führungskräfte für ihre Wirkung auf die Mitarbeitenden sensibilisieren. (ebd.)

Wenngleich das Vorleben von Unternehmenswerten wichtig ist, bleibt anzumerken, dass dies nicht darin münden sollte, Mitarbeitenden Werte aufzuzwingen, sie ihnen wie ein Korsett anzulegen. Dies könnte Vielfalt unterdrücken und somit unter anderem die Innovationskraft eines Teams bzw. Unternehmens schmälern (Caspari & Entz-von Zerssen, 2024).

Ein wichtiger Aspekt des emotionalen Onboardings ist die Förderung von Beziehungen. Die Führungskraft sollte Gelegenheiten für soziale Interaktionen schaffen, sei es durch Teammeetings, gemeinsame Pausen oder Teamevents. Dies unterstützt die soziale Integration und den Aufbau eines positiven Arbeitsklimas.

Regelmäßige und häufige Feedbackgespräche in der Eintrittsphase sind essenziell, um die Bedürfnisse und Erwartungen der neuen Mitarbeitenden zu verstehen und mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu lösen. Eine offene, proaktive und klare Kommunikation trägt zur Transparenz und Vertrauensbildung bei.

Um Mitarbeitende nicht zu demotivieren, ist es jedoch ratsam, Feedbackgespräche nicht in direktiver Form zu führen (siehe Hancil & Caspari, 2024), sondern die fragende Haltung eines Coachs einzunehmen und Mitarbeitende damit beim Finden eigener Lösungen zu unterstützen, anstatt diese lediglich vorzugeben. Sie sollten also nicht aus der Haltung agieren, über „überlegenes Wissen“ zu verfügen, sondern Feedback viel mehr als „Gelegenheit gegenseitigen Lernens“ betrachten (ebd., S. 23). Nicht zuletzt sollte eine Führungskraft daher auch selbst dazu in der Lage sein, Feedback der Mitarbeitenden anzunehmen. Coaching kann sie im Umgang mit Feedback unterstützen.

Durch Anerkennung und Wertschätzung kann die Führungskraft die Motivation der neuen Mitarbeitenden steigern und ihre Bindung an das Unternehmen stärken. Hierzu kann sie z.B. erste (oder vorangegangene) Erfolge der neuen Kraft besprechen sowie würdigen und – im Stile eines Coachs – die dabei genutzten Kompetenzen in ressourcenorientierter Weise betonen. In der Konsequenz kann dies auf Mitarbeiterseite eine Stärkung der Selbstwirksamkeitserwartung, sprich des Vertrauens in sich selbst, Herausforderungen mittels der eigenen Fähigkeiten bewältigen zu können, bewirken (vgl. Ebermann, 2023b).

Coaching kann eine wesentliche Rolle im emotionalen Onboarding-Prozess spielen, indem es individuelle Unterstützung und Begleitung bietet. Ein Coach kann neue Mitarbeitende dabei unterstützen, ihre Stärken zu erkennen, persönliche Herausforderungen zu meistern und ihre berufliche Entwicklung voranzutreiben. Die folgenden Elemente sind hierbei besonders hilfreich (folgende Punkte nach Brenner, 2014):

Ein Coach bietet maßgeschneiderte Unterstützung, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des neuen Mitarbeitenden abgestimmt ist. Dies kann helfen, persönliche Unsicherheiten zu überwinden und die Integration zu erleichtern.

Übernimmt die neue Kraft eine Führungsrolle, so steht sie vor der Frage, in welcher Art und Weise sie diese bekleiden und wofür sie stehen möchte. In einem Coaching können sie z.B. reflektieren, welche Werte ihnen wichtig sind und wie diese mit der Unternehmenskultur und den Anforderungen an die eigene Person und Rolle, für die ein Coach zudem sensibilisieren kann, in Einklang zu bringen sind (vgl. Ebermann, 2023c).

Durch Coaching können klare berufliche Ziele und Entwicklungspläne erarbeitet werden. Dies gibt den neuen Mitarbeitenden Orientierung und fördert ihre langfristige Motivation.

Ein Coach kann dabei helfen, emotionale Herausforderungen zu bewältigen, die während der Onboarding-Phase auftreten können. Dies umfasst den Umgang mit Stress, die Förderung von Resilienz und das Stärken des Selbstvertrauens.

Coaches bieten konstruktives Feedback und helfen den Mitarbeitenden, ihre Erfahrungen zu reflektieren. Dies trägt dazu bei, Lernprozesse zu beschleunigen und kontinuierliche Verbesserungen zu ermöglichen.

Ein Coach kann neue Mitarbeitende dabei unterstützen, ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern und Konflikte effektiv zu managen. Dies fördert ein harmonisches Arbeitsumfeld und stärkt die Zusammenarbeit im Team.

Ein Coach unterstützt Führungskräfte dabei, ihre Rolle im emotionalen Onboarding-Prozess durch Förderung von Empathie und eines guten Kommunikationsverhaltens effektiv zu gestalten. Hierbei gilt es wiederum, die Wirkung des eigenen Kommunikationsverhaltens auf die Mitarbeitenden zu reflektieren.

Im Coaching kann das anhand eines Perspektivwechsels erfolgen: Coach und Führungskraft betrachten eine reale Gesprächssituation aus dem Arbeitsalltag der Führungskraft, wobei sich Letztere in die Perspektive ihres Gegenübers hineinversetzt. Der Coach hilft zudem, Stärken und Schwächen zu identifizieren, Techniken zur Förderung von Teamdynamik und Konfliktlösung zu erlernen sowie durch Selbstreflexion und kontinuierliches Feedback die Onboarding-Kompetenzen zu verbessern.

Führungskräfte können ein Coaching zudem dazu nutzen, ihre Antreiber und Glaubenssätze zu reflektieren und zu hinterfragen. So führt Reichhart (nach Ebermann, 2023a) aus, dass dysfunktionale Glaubenssätze nicht selten eine Rolle spielen, wenn Führungskräfte ihre Vorbildfunktion nicht adäquat erfüllen und beispielsweise gesundheitsförderliche Werte nicht aktiv vorleben. Auch dann, wenn Führungskräfte nicht dazu in der Lage sind, Aufgaben vertrauensvoll an Mitarbeitende abzugeben, und stattdessen Mikromanagement betreiben, können dysfunktionale Glaubenssätze, die aus frühen Lebensphasen stammen und z.B. einen übertriebenen Perfektionismus begründen, im Spiel sein. (vgl. ebd.)

Die Gestaltung und Entwicklung eines individuell auf das Unternehmen angepassten, emotionalen Onboarding-Prozesses, ist ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeitender und die langfristige Mitarbeiterbindung. Durch eine sorgfältige Planung, persönliche Begleitung, klare Kommunikation und die aktive Vermittlung der Unternehmenskultur können Unternehmen sicherstellen, dass neue Mitarbeitende sich von Anfang an wohlfühlen und motiviert sind. Ein sorgfältig durchdachter emotionaler Onboarding-Prozess unter Begleitung eines Coachings, bildet die Basis für eine positive Erfahrung der neuen Mitarbeitenden und trägt maßgeblich zum langfristigen Erfolg des Unternehmens bei.

Ein emotionaler Onboarding-Prozess ist daher ein unverzichtbares Instrument, um neue Talente erfolgreich zu integrieren und langfristig im Unternehmen zu halten. Die Umsetzung der genannten Empfehlungen, kann die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeitenden steigern.