Das Rollen-Feedbackprofil

Das Rollen-Feedbackprofil hat sich im Praxiseinsatz als ein sehr hilfreiches Instrument zur Rollenklärung und Rollenbewertung im Rahmen von Business-Coachings erwiesen. Das Rollen-Feedbackprofil schlägt bewusst und sehr gezielt eine Brücke zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung, sorgt für Rollenklarheit und konstruktives Feedback. Es ist eine Kombination tradierter Interventionstechniken wie der 180°- oder 360°-Feedbackmethode mit Rollenprofilen und erzielt insbesondere durch die erwählte Kombination wertvolle, hoch qualitative und signifikante Erkenntnisse für den Coach und den Klienten.

Neben Rollenkonflikten, die an der Schnittstelle zwischen beruflichen und privaten Rollen auftreten, sind Unsicherheiten in der Rolleninterpretation und im Rollenverständnis Anlässe für Coachings. Klienten sind häufig unsicher, ob sie ihnen zugedachte berufliche Rollen adäquat interpretieren und ausfüllen.

Dies ist insbesondere dann zu beobachten, wenn den Klienten zu wenig oder zu wenig qualitativ hochwertiges Feedback gegeben wird. Feedback, das von Vorgesetzten, Kollegen, Mitarbeitern, Personalern oder externen Unternehmensquellen kommen kann und sollte. Als Folge kann der Klient unsicher in seinen Handlungen werden, durch ständiges inneres Hinterfragen sinkt die Motivation und final die Leistungsfähigkeit und Arbeitsqualität beim Klienten.

Das Rollen-Feedbackprofil ist das geeignete Werkzeug zur Rollendefinition im Rahmen der Beschreibung des Klientensystems und es liefert dem Coach überdies wichtige Kontexterfahrungen aus dem Arbeitsumfeld des Klienten. Es dient dem Klienten zur Selbsterkenntnis und hilft ihm Wechselwirkungen in Systemen differenziert wahrzunehmen und Handlungsalternativen zu erkennen und zu erarbeiten.

Die Einbeziehung der beruflichen Umwelt des Klienten im Rahmen von Feedback gibt Coach und Klient zudem Aufschluss hinsichtlich der Kongruenz von Selbst- und Fremdbild. Dem Klienten wird mit dem Instrument die aktive Mitwirkung an seiner Entwicklung ermöglicht, wobei das Rollen-Feedbackprofil niemals zu stereotyp wird und eine individuelle Ausgestaltung nicht mehr zulässt. Das Rollen-Feedbackprofil eignet sich in großem Maße zur Integrierung in übergreifende Interventionsinstrumente wie zum Beispiel die Business-Coaching Vision (Knese, 2013; in Coaching-Magazin, 4/2013).

Eine typische Situation, in der das Rollen-Feedbackprofil angewandt werden kann, wird im Folgenden skizziert: Ein Klient arbeitet seit etwa zwei Jahren als Inhouse-Consultant für ein Industrieunternehmen. Der Klient hat zuvor fünf Jahre für ein anderes Unternehmen in gleicher Position gearbeitet. Bei seinem früheren Arbeitgeber erhielt er häufig Rückmeldung zur Qualität seiner Arbeit, zum Umgang mit den Kollegen, zu seinen Führungsqualitäten, zur Interpretation seiner zugedachten Rollen.

Bei seinem neuen Arbeitgeber herrscht eine differente Kultur. Feedback wird nicht oder nur sehr sporadisch gegeben. Da der Klient zudem eine Querschnittsfunktion im Unternehmen wahrnimmt und hier keinen Weisungsbefugnissen in den Querschnitten unterliegt, hat er seit Beginn seiner neuen Tätigkeit keine institutionalisierte, qualitative Beurteilung seiner Arbeit erfahren.

Beim Klienten hat dies bereits nach wenigen Monaten zu Unsicherheit geführt: Er war sich nicht sicher, ob er seine Rollen im Sinne des Unternehmens richtig interpretiert. Die Unsicherheit nahm mit der Zeit zu, er ist mittlerweile sicher, dass er die Querschnittsfunktion nicht adäquat erfüllt, seine Arbeitsmotivation ist stark gesunken, er spielt mit dem Gedanken, dass Unternehmen zu verlassen. Das HR-Management des Unternehmens erfuhr von seinem Gedankenspiel, das Unternehmen zu verlassen, sprach ihn an und vereinbarte gemeinsam das Business-Coaching.

Im Verlauf des Business-Coachings kam das Rollen-Feedbackprofil zum Einsatz. Der Klient beschrieb die aus seiner Sicht relevanten beruflichen Rollen und gab eine persönliche Einschätzung hinsichtlich der qualitativen Interpretation dieser Rollen ab. Die persönliche Einschätzung erbrachte die Erkenntnis, dass der Klient nahezu alle von ihm wahrgenommenen Rollen als nicht hinreichend durch ihn interpretiert und ausgefüllt einschätzte.

Das berufliche Umfeld des Klienten, die Schnittstellen, Kollegen, Personaler wurden ebenfalls gebeten, den Klienten und seine Rolleninterpretation anonym einzuschätzen und zu bewerten. Die Bewertung des Umfelds fiel uneingeschränkt positiv und somit signifikant besser als die Selbsteinschätzung aus. Der Klient erfuhr zum ersten Mal ein konstruktives Feedback, fand Bestätigung und Anerkennung. Unsicherheiten und nagende Selbstzweifel waren ausgeräumt. Der Klient hatte wieder Zutrauen und Mut, Motivation und Freude. Er holt sich weiterhin und regelmäßig Feedback mit der geschilderten Methode ein, arbeitet noch heute für das Unternehmen, ist sehr zufrieden und spielt nicht mehr mit dem Gedanken, das Unternehmen zu verlassen.

Nachdem der Coach dem Klienten das Rollen-Feedbackprofil und die mit der Intervention verbundene Zielstellung erläutert hat, beginnen beide mit der Arbeit am Rollen-Feedbackprofil, die in fünf Schritten erfolgt.

Der Coach bittet den Klienten alle Rollen zu notieren, die er einnimmt oder aus seiner Sicht in seiner beruflichen Position einnehmen sollte. In besonderen Situationen, z.B. bei der Verortung von Problemsituationen in der Schnittstelle zwischen privatem und beruflichem Bereich, der Work-Life-Balance (WLB), sollten auch private Rollen beschrieben und besprochen werden. Der Coach wendet im Anschluss vielfältige (systemische) Fragetechniken an, um ein vollständiges und detailliertes Bild der Rollen und des Rollenverständnisses des Klienten zu erhalten.

Der Klient trägt die zuvor bestimmten Rollen in das Fadenkreuz ein. Das Fadenkreuz befindet sich im Zentrum der Darstellung. Je nach Anzahl der ermittelten Rollen werden Linien vom Mittelpunkt der Darstellung ausgehend in das Fadenkreuz eingezeichnet. Die Linien haben alle eine identische Länge und eine identische Skalierung von 0 im Mittelpunkt bis 5 an den Außenpunkten (Näheres hierzu im dritten Schritt).

Die Skalierung dient im Weiteren der Einschätzung des Klienten zur beruflichen Relevanz der Rolle und seiner persönlichen Einschätzung hinsichtlich der Wahrnehmung der Rolle. Im Fadenkreuz sind im gegebenen Beispiel acht berufliche Rollen bestimmt worden. Der Klient nimmt die Rollen Berater, Manager, Stratege, Planer, Motivator, Impulsgeber, Coach und Analyst ein.

Der Coach bittet den Klienten eine Einschätzung hinsichtlich der Wichtigkeit vorzunehmen, die aus Sicht des Klienten der jeweiligen Rolle in der beruflichen Position zukommen sollte. Beispielhaft kann ein Klient die Rolle des Motivators auf einer Skala von 0 (diese Rolle ist unwichtig) bis 5 (diese Rolle ist sehr wichtig), mit einer 3,8 (d.h. diese Rolle ist relevant und wichtig), wie in der Abbildung vermerkt, einschätzen. Seine Einschätzung vermerkt der Klient schlussendlich für alle Rollen im Fadenkreuz.

Er erstellt hierdurch ein aus seiner Sicht optimales Soll-Rollenprofil für seine berufliche Position. Die einzelnen, vom Klienten gesetzten Punkte werden nun miteinander verbunden, es ergibt sich ein Vieleck. In der beispielhaften Abbildung ergibt sich das Sollprofil aus der Verbindung der eckigen, schwarzen Elemente mittels der roten Linie im Fadenkreuz.

Der Klient wird durch den Coach nun gebeten, eine Einschätzung vorzunehmen, wie er die zuvor definierten Rollen im Beruf lebt und ausfüllt. Der Klient erstellt mithin ein Ist-Rollenprofil. Beispielhaft kann ein Klient die Rolle des Motivators auf der Skala mit einer 2,9, wie in der Abbildung vermerkt, bestimmen. Im Anschluss werden die Punkte wieder zu einem Vieleck verbunden. In der beispielhaften Abbildung ergibt sich das Ist-Rollenprofil aus der Verbindung der ovalen Elemente mittels der grünen Linie im Fadenkreuz.

Es kann nun, wie z.B. in der Abbildung erkennbar, zu erheblichen Unterschieden zwischen Soll- und Ist-Profil kommen. So lässt sich in der Darstellung ablesen, dass der Klient bei sieben der acht skizzierten Rollen seine Wahrnehmung der Rolle als nicht hinreichend beschreibt. Lediglich die Rolle des Planers wird aus Sicht des Klienten übererfüllt. Die größten Abweichungen sind für die Rollen Stratege und Impulsgeber durch den Klienten skizziert worden.

Erste „Aha-Effekte“ für den Klienten im Hinblick auf seine berufliche Problemsituation lassen sich durch den Coach an dieser Stelle häufig schon herausarbeiten und mit dem Klienten besprechen. Wieso schätzt der Klient welche Rollen als besonders relevant ein? Was veranlasst den Klienten zu abweichenden Einschätzungen zwischen Ist- und Soll-Rollenprofil? Unterliegen die Einschätzungen des Klienten veränderten Mustern im Zeitablauf? Worin sieht der Klient veränderte Einschätzungen begründet?

Besonders wichtig ist in dieser Phase, dass der Coach in Erfahrung bringt, worauf sich die Einschätzung des Klienten beim Soll- und Ist-Rollenprofil stützt. Stützt sich die Einschätzung nur auf die eigene Sichtweise oder fließen konkrete, möglichst objektive Rückmeldungen von anderer Stelle, z.B. durch Kollegen, mit ein?

In vielen Fällen basiert die Einschätzung des Klienten singulär auf seiner persönlich individuellen Erfahrung und Sicht. Dies ist vorrangig darin begründet, dass dem Klienten konstruktives Feedback nicht zuteil wird. Das Rollen-Feedbackprofil greift diese Problematik auf und wird ihr im fünften Schritt gerecht.

Um die Stimmigkeit zwischen der Selbsteinschätzung des Klienten und der Fremdeinschätzung durch sein berufliches Umfeld zu beleuchten, wird ein in der Regel anonymisiertes Feedback im Rahmen der Intervention erhoben. Zusammen mit dem Klienten bestimmt der Coach relevante Personen oder Gruppen aus dem beruflichen Umfeld des Klienten, die in der Lage sind, adäquates Feedback hinsichtlich der Rollenwahrnehmung des Klienten zu geben.

In der beispielhaften Darstellung wurden der Vorgesetzte, Mitarbeiter, Kollegen, ein Mitarbeiter der Personalentwicklung, ein interner Business-Coach, ein Kunde und ein Lieferant als mögliche Feedbackgeber bestimmt und auf dem äußeren Ring der Intervention vermerkt.

Das Umfeld hat nun die Aufgabe, eine individuelle Soll- und Ist-Einschätzung vorzunehmen: Welche Rollenausprägung erwarten sie, welche wird aus ihrer Sicht durch den Klienten gelebt? Hierzu wird dem Umfeld das oben beschriebene Fadenkreuz mit den durch den Klienten bestimmten Rollen übergeben, jedoch nicht die persönliche Einschätzung des Klienten, sein eigenes Soll-/Ist-Rollenprofil.

Jeder bestimmte Feedbackgeber aus dem Umfeld des Klienten hat nun die Aufgabe, selbsttätig ein Soll-/Ist-Rollenprofil für den Klienten zu erstellen. Die Möglichkeit und Wahl der Anonymisierung hilft, ehrliche Einschätzungen zu erhalten. Es empfiehlt sich überdies, dem Umfeld die Möglichkeit zu geben, zusätzliche, noch nicht benannte Rollen im Fadenkreuz zu ergänzen.

Gemeinsam besprechen Coach und Klient im Nachgang die Einschätzung des Umfelds und vergleichen diese mit der Einschätzung des Klienten. Nicht in wenigen Fällen treten divergente Einschätzungen zwischen Klient und Umfeld zu tage, die für beide einen hohen und äußerst wichtigen Informationsgehalt beinhalten und Anlass und Motivation zur Bearbeitung geben.

Die Erfahrung zeigt, dass gerade in einem beruflichen Umfeld, in dem Feedback nicht oder nur sporadisch erteilt wird, die Selbsteinschätzung häufig deutlich „negativer“ ausfällt als die Fremdeinschätzung. Durch die Fremdeinschätzung wird in diesen Fällen beim Klienten Unsicherheit reduziert und Motivation aufgebaut.

Das Werkzeug passt besonders gut zum lösungsorientierten Beratungsansatz. Der Coach sollte neben einer systemischen Coaching-Ausbildung auch einen betriebswirtschaftlichen Background besitzen. Er sollte ein fundiertes Methoden- und Theoriewissen mitbringen und insbesondere systemische Fragetechniken beherrschen. Die Komplexität des Werkzeuges setzt zudem voraus, dass der Coach einige Jahre Erfahrung in der Beratung von Unternehmen und im Business-Coaching hat.

Besondere Sorgfalt ist bei der Bestimmung der Rollen nötig. Erst wenn alle relevanten Rollen des Klienten erkannt und benannt sind, kann die Interventionstechnik ihr ganzheitliches Potential entwickeln. Zudem ist es notwendig, dass der Klient mit der Handhabung des Coaching-Tools sehr vertraut wird, da es im Regelfall dem Klienten zukommt, die ausgewählten Quellen für das Feedback in der Handhabung des Tools zu unterweisen.

In der Praxis hat es sich als sehr hilfreich erwiesen, wenn für das Aufzeichnen des Tools ein großes Blatt Papier, möglichst ein Blatt eines Flip-Charts, Verwendung findet. Dies gilt auch für die Feedback-Einschätzungen. So ist es für Coach und Klient möglich, die Blätter z.B. auf eine Metaplanwand anzubringen, zu betrachten, zu vergleichen und zu interpretieren.